Personvernerklæring

Hvem er behandlingsansvarlig

For konto-, sikkerhets-, betalings- og driftsopplysninger er den juridiske enheten oppgitt i footeren behandlingsansvarlig.

For bilag, kortutskrifter og tilhørende økonomidokumenter som lastes opp i et selskaps arbeidsflate, er kundeorganisasjonen normalt behandlingsansvarlig, mens Bilagsmappa behandler opplysningene etter kundens instruks.

Hvilke opplysninger behandles

• Kontodata: e-postadresse, innloggingsleverandør, bruker-ID, rolle og medlemskap.
• Selskapsdata: selskapsnavn, abonnement, innstillinger og revisjonsmetadata.
• Økonomidokumenter: opplastede bilag og kortutskrifter samt utledede leverandørnavn, beløp, datoer, de fire siste kortsifrene og kommentarer.
• Tekniske data: systemlogger, måledata for AI-bruk, status for slettejobber og sikkerhetshendelser.
• Plus-interesse: e-postadressen du oppgir for å få beskjed når Plus åpnes.
• Fremtidig e-postmottak: avsenderadresse, emne, meldingsmetadata og vedlegg når funksjonen aktiveres.

Formål og behandlingsgrunnlag

Vi bruker ikke opplastede økonomidokumenter til å trene åpne grunnmodeller.

• Levere tjenesten, autentisere brukere og drifte arbeidsflater (avtale / berettiget interesse).
• Lese dokumentfelter, koble bilag til transaksjoner og generere eksportfiler (avtale).
• Beskytte tjenesten, oppdage misbruk og føre nødvendige logger (berettiget interesse / rettslig forpliktelse).
• Varsle deg når Plus blir tilgjengelig, hvis du har bedt om det (samtykke).
• Fakturere betalte abonnementer og oppfylle skatte- og regnskapskrav der det er relevant (avtale / rettslig forpliktelse).

Automatisert behandling og AI

Bilagsmappa bruker automatisert dokumentlesing for å hente informasjon fra bilag og kortutskrifter. Resultatet kan kreve menneskelig kontroll før eksport.

AI-behandlingen skjer med Google Cloud Vertex AI i EU. Dokumentinnhold sendes for uttrekk og kategorisering; ledetekster og resultater skrives ikke til kundevendte logger.

Mottakere og underleverandører

Vi bruker infrastruktur- og AI-leverandørene som er oppført på siden Underleverandører. Tilgangen begrenses til det som er nødvendig for å levere tjenesten.

Kunder kan eksportere PDF-er til egne systemer. Etter eksport styrer kunden den videre behandlingen.

Lagringsregioner og overføringer

Data i kundenes arbeidsflater lagres som standard i EU.

Firebase Authentication og enkelte fremtidige støtte- eller betalingsverktøy kan innebære behandling utenfor EU. Der det kreves, benytter vi egnede garantier, som EUs standard personvernbestemmelser.

Lagringstid

Aktive arbeidsflatedata beholdes så lenge abonnementet eller arbeidsflaten er aktiv.

Plus-interesse lagres til du ber om sletting, eller til vi har varslet at Plus er åpnet og listen ikke lenger trengs.

Systemlogger slettes som standard etter 7 dager. Hendelser for AI-bruk slettes som standard etter 90 dager.

Når en bruker eller et selskap slettes gjennom produktet, fjernes tilhørende personopplysninger i samsvar med våre sletterutiner, med forbehold om oppbevaring i sikkerhetskopier.

Dine rettigheter

Bruk Kontakt oss i footeren. Forespørsler som gjelder ansatte eller andre registrerte i en kundes dokumenter, bør normalt håndteres gjennom kundeorganisasjonen når Bilagsmappa er databehandler.

• Innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og protest der dette gjelder.
• Trekke samtykke der behandlingen bygger på samtykke.
• Klage til relevant personvernmyndighet.